A reforma tributária já começa a mudar a rotina das empresas brasileiras, mesmo antes da conclusão do período de transição, previsto para ocorrer até 2033. Companhias de diferentes setores estão antecipando estudos, revisando processos e adaptando sistemas para reduzir riscos diante das novas regras de cobrança e apuração de impostos.
O movimento envolve mais do que acompanhar a legislação. As empresas precisam avaliar o impacto financeiro das mudanças, revisar contratos comerciais, atualizar sistemas de gestão e emissão de documentos fiscais, reorganizar procedimentos internos e treinar profissionais. A preparação ocorre em um cenário no qual parte das regras ainda está sendo detalhada e pode sofrer ajustes ao longo da regulamentação.
Pesquisa aponta avanço na preparação das empresas
Uma pesquisa realizada pelo FGV Ibre, em maio, com cerca de 4 mil empresas de todo o país, mostra que o setor produtivo já mobiliza equipes para enfrentar a transição. Segundo o levantamento, 77% das empresas afirmam estar em estágio médio ou avançado de preparação para o novo sistema tributário.
Esse percentual não significa que todas as companhias já estejam prontas para operar sob o novo modelo. Na prática, muitas ainda trabalham em fases de diagnóstico, planejamento e testes. A complexidade está relacionada ao tamanho da mudança e à necessidade de fazer várias adaptações ao mesmo tempo, sem interromper as atividades atuais.
Durante a transição, as empresas deverão conviver com procedimentos do sistema vigente e com novas exigências. Por isso, a preparação antecipada é considerada importante para evitar erros em documentos fiscais, falhas de integração entre setores, problemas na formação de preços e dificuldades no cumprimento das obrigações tributárias.
Setor de combustíveis cria projeto específico
Na área de distribuição de combustíveis, a ALE estruturou um projeto próprio para implementar as mudanças. De acordo com Daniel Mascareñas, gerente tributário da companhia, o trabalho reúne diferentes áreas e inclui:
- mapeamento tributário;
- revisão financeira;
- planejamento das etapas de adaptação;
- revisão de contratos;
- adequação do sistema de gestão empresarial, conhecido como ERP.
O ERP é a plataforma usada para integrar informações de áreas como compras, vendas, estoque, finanças, faturamento e contabilidade. Em uma mudança tributária ampla, a atualização desse sistema é essencial porque os cálculos e os documentos fiscais dependem de regras configuradas na tecnologia utilizada pela empresa.
Segundo Mascareñas, as frentes de trabalho avançam de forma paralela e continuam em andamento tanto pela complexidade da reforma quanto pelas alterações e definições que ainda ocorrem na legislação. Depois do diagnóstico inicial, a área tributária passou a conduzir o projeto e a mobilizar outros departamentos.
“Estamos bastante avançados em todas as frentes”, afirma o gerente tributário.
Adaptação tecnológica é um dos principais desafios
Entre os pontos que mais exigem atenção está a adequação dos sistemas responsáveis pela emissão de documentos fiscais e pelo registro das operações. A criação de novos documentos eletrônicos e as características específicas da distribuição de combustíveis aumentam a necessidade de testes e de integração entre as áreas tributária, financeira, comercial e de tecnologia.
No caso da ALE, a tarefa ganhou uma dificuldade adicional porque a companhia havia passado recentemente por uma mudança de ERP. Isso significa que a empresa precisou lidar, ao mesmo tempo, com os ajustes naturais de uma nova plataforma e com a preparação para as exigências da reforma tributária.
A atualização tecnológica não se limita à instalação de novos recursos. É necessário revisar cadastros, regras de cálculo, fluxos de aprovação, informações de clientes e fornecedores e a comunicação entre o ERP e os sistemas usados para emitir documentos fiscais. Também é preciso verificar se os dados gerados poderão ser enviados corretamente aos órgãos de fiscalização.
Impactos para empresas e consumidores
A reforma tributária pode afetar decisões relacionadas a preços, contratos, compras, logística e investimentos. Para as empresas, um dos principais desafios será entender como a mudança alterará a carga tributária e o fluxo financeiro de cada operação. O impacto pode variar conforme o setor, o tipo de produto ou serviço, a localização das atividades e o perfil dos clientes.
A revisão de contratos também ganha importância. Acordos firmados antes da transição podem não prever como serão tratados novos tributos, mudanças na forma de cálculo ou eventual alteração de custos. Empresas que não analisarem essas cláusulas poderão enfrentar disputas comerciais ou perda de margem durante a adaptação.
Para o consumidor, os efeitos podem aparecer gradualmente, principalmente na formação de preços e na maneira como os tributos são apresentados nos documentos fiscais. Como a transição será longa, mudanças poderão ocorrer em etapas, e os resultados dependerão da regulamentação e da forma como cada setor organizará seus processos.
Preparação deve continuar até o fim da transição
A experiência das empresas que já iniciaram os trabalhos mostra que a preparação precisa ser contínua. Acompanhar novas normas, atualizar sistemas, treinar funcionários e revisar procedimentos serão tarefas recorrentes ao longo dos próximos anos.
Para reduzir riscos, a adaptação tende a exigir a participação de várias áreas, e não apenas do departamento tributário. Tecnologia, contabilidade, jurídico, finanças, compras, vendas e recursos humanos precisam atuar de forma coordenada. Quanto mais integradas estiverem essas equipes, maior será a capacidade de identificar problemas antes que eles afetem a operação.
Com a transição prevista até 2033, o avanço das empresas dependerá da combinação entre planejamento, investimento em tecnologia e acompanhamento das regras. O cenário ainda está em construção, mas a pesquisa e os projetos já em andamento indicam que a reforma deixou de ser uma discussão restrita ao governo e passou a fazer parte da agenda prática do setor produtivo.
