A adoção da duplicata escritural começa a mudar a rotina financeira das empresas brasileiras. O modelo amplia o registro eletrônico de informações sobre títulos de crédito e exige que as companhias acompanhem não apenas os próprios sistemas internos, mas também os dados mantidos por plataformas de escrituração autorizadas.
A mudança é baseada na Lei nº 13.775/2018 e regulamentada pelo Banco Central do Brasil. Na prática, informações como existência do título, titularidade, negociações e liquidação passam a ser registradas eletronicamente. Isso aumenta a visibilidade sobre os recebíveis e cria novas responsabilidades para empresas envolvidas na operação, inclusive aquelas que não antecipam valores a receber.
O que é a duplicata escritural
A duplicata é um título de crédito ligado a uma operação comercial ou à prestação de um serviço. Ela representa um valor que o comprador ou contratante deve pagar ao fornecedor. Tradicionalmente, o documento poderia ser emitido e controlado em formato físico ou por registros internos das empresas. Com a duplicata escritural, as informações passam a ser mantidas de forma eletrônica em sistemas autorizados.
Esses sistemas registram a trajetória do título, incluindo mudanças de titularidade, negociações, manifestações e liquidação. O objetivo é dar mais segurança e rastreabilidade às transações. Ao mesmo tempo, a alteração torna o processo mais dependente da comunicação entre o ERP da empresa — sistema usado para administrar operações financeiras, comerciais e administrativas — e os ambientes externos de escrituração.
Empresas também são afetadas quando não antecipam recebíveis
Um dos principais pontos de atenção é que a regra não se limita às companhias que antecipam seus recebíveis ou usam duplicatas como garantia. Uma empresa também pode ser impactada quando um fornecedor negocia uma duplicata emitida contra ela.
Nessa situação, o título pode ter o beneficiário alterado. O chamado sacado, que é a empresa responsável pelo pagamento, precisa acompanhar a situação da duplicata, manifestar-se conforme as regras aplicáveis e pagar ao credor correto. Se o setor financeiro considerar apenas os registros internos, sem verificar eventuais alterações feitas no sistema de escrituração, pode haver risco de desencontro de informações e pagamento direcionado de forma inadequada.
“É uma mudança que ainda é pouco conhecida pelo mercado. Muitas empresas acreditam que o tema não se aplica a elas porque não antecipam seus recebíveis. Mas, se um fornecedor negociar uma duplicata emitida contra essa empresa, o sacado também será impactado”, explica Reinaldo Agostinho Jr., diretor-executivo de Produtos da Techfin ERP Finance.
Conciliação entre ERP e plataformas externas vira ponto crítico
Hoje, o ERP costuma concentrar dados de contas a pagar, contas a receber, fornecedores e clientes. Com a duplicata escritural, porém, eventos registrados fora do sistema interno podem modificar a situação de um título. Uma duplicata pode ser negociada, ter o beneficiário alterado e, eventualmente, passar a contar com outro canal de pagamento.
Por isso, a empresa precisa criar mecanismos para comparar seus registros com os dados disponíveis nos sistemas externos. A chamada conciliação serve justamente para identificar divergências e manter alinhadas as informações sobre valores, vencimentos, credores e pagamentos.
O desafio aumenta porque uma mesma empresa pode ter fornecedores vinculados a diferentes escrituradores. Cada plataforma pode trabalhar com ambientes, padrões tecnológicos e formatos de informação distintos. Sem integração, o departamento financeiro pode precisar acessar vários sistemas, consultar dados manualmente e atualizar controles internos separadamente.
Esse cenário eleva a complexidade operacional e aumenta o risco de erros. Também pode dificultar a identificação de alterações em títulos e atrasar a resposta da empresa dentro dos prazos estabelecidos para manifestação.
“Não é necessariamente um problema ter duas fontes de informação. O problema é quando elas deixam de estar sincronizadas. O ERP continua sendo a fonte de verdade da operação da empresa, mas eventos externos podem alterar a situação de um título. A tecnologia precisa fazer essa ponte para que as informações permaneçam alinhadas”, afirma o executivo.
O que muda na rotina do setor financeiro
A nova dinâmica acrescenta etapas ao acompanhamento das contas a pagar e dos documentos comerciais. Entre os principais pontos de atenção estão:
- acompanhar os títulos registrados nos sistemas de escrituração autorizados;
- verificar alterações de titularidade e eventuais negociações realizadas pelo fornecedor;
- conciliar os dados externos com as informações armazenadas no ERP;
- responder ao aceite ou à recusa de acordo com as regras aplicáveis e os prazos regulatórios;
- confirmar o credor e o canal correto antes de realizar o pagamento;
- manter registros que permitam rastrear as decisões e os eventos relacionados a cada duplicata.
Essas tarefas envolvem áreas que normalmente trabalham de forma integrada, como financeiro, contabilidade, compras, tecnologia da informação e gestão de fornecedores. A participação de mais de um setor é importante porque uma alteração na titularidade do título pode afetar o fluxo de aprovação, o lançamento contábil e a programação do pagamento.
Como as empresas podem se preparar
O primeiro passo é mapear como as duplicatas são emitidas, recebidas, negociadas e pagas. A empresa deve identificar quais fornecedores utilizam operações com recebíveis e quais sistemas de escrituração podem aparecer na rotina. Também é necessário avaliar se o ERP utilizado consegue receber, transmitir ou comparar as informações necessárias.
Outra medida é definir responsáveis pelo acompanhamento dos títulos e pela manifestação dentro dos prazos. Sem um processo claro, uma notificação pode ficar restrita a um sistema ou a uma caixa de entrada sem chegar ao profissional responsável pela decisão.
Também é recomendável estabelecer procedimentos para situações de divergência. Se o ERP indicar um credor e a plataforma externa apontar outro, o pagamento não deve ser tratado apenas como uma tarefa automática. A inconsistência precisa ser analisada, documentada e encaminhada conforme as regras internas e regulatórias.
As empresas ainda devem revisar contratos, fluxos de aprovação e políticas de segurança de acesso. Como os registros passam a ter papel central na comprovação das operações, o controle sobre usuários, permissões e histórico de alterações se torna parte da gestão financeira.
Impacto para fornecedores e compradores
Para os fornecedores, a escrituração eletrônica pode facilitar o registro e a negociação dos recebíveis, além de ampliar a rastreabilidade das operações. Para os compradores, o principal impacto está na necessidade de acompanhar quem é o titular do crédito no momento do pagamento.
O resultado esperado é um ambiente com mais transparência sobre os títulos, mas a adaptação depende da qualidade dos processos e da integração tecnológica. Empresas que mantiverem controles isolados ou exclusivamente manuais terão mais dificuldade para acompanhar as alterações registradas fora do próprio ambiente.
A duplicata escritural, portanto, não deve ser vista apenas como uma mudança documental. Ela altera o fluxo de informações entre fornecedores, compradores, instituições financeiras, escrituradores e sistemas empresariais. A preparação antecipada pode reduzir falhas, melhorar a conferência dos pagamentos e evitar que o setor financeiro seja surpreendido por uma negociação feita por um fornecedor.
